Il partenariato nei progetti europei: come costruirlo

Capire come costruire il partenariato nei progetti europei in modo efficace serve a dare forza e valore a una proposta di progetto. Curarne la costruzione è fondamentale per assicurare che le attività previste vengano portate avanti nel migliore dei modi, se il progetto viene finanziato.

Il partenariato è un elemento importantissimo: in quasi tutti i progetti finanziati dalla Commissione Europea o dalle sue agenzie, infatti, è richiesta la partecipazione di più soggetti, i cosiddetti partner.

In questo articolo vedremo come costruire il partenariato nei progetti europei partendo dalla progettazione della sua struttura, bando di finanziamento alla mano. Vi darò poi alcuni suggerimenti operativi per trovare i partner più adatti alla vostra iniziativa e infine vi spiegherò come contattarli e come definire – o, meglio, negoziare – il loro ruolo nel partenariato.

1. La struttura del partenariato

Il primo passo per imparare come costruire il partenariato di progetto, nei progetti europei ma non solo, è definirne la composizione. Cosa significa? Ogni bando di finanziamento identifica in maniera precisa le caratteristiche di un partenariato, dando indicazioni su come costruirlo. Gli elementi da prendere in considerazione sono i seguenti:

• Tipologia di partner ammissibili: a seconda del bando, i partner devono avere determinate caratteristiche. Ad esempio, ci sono bandi riservati alle Piccole e Medie Imprese, bandi aperti solo a operatori del settore culturale e creativo, opportunità di finanziamento che devono obbligatoriamente coinvolgere enti di formazione o istituti di ricerca. Tutto dipende dal tipo di bando e, soprattutto, dal tema di riferimento. Le caratteristiche richieste ai partner devono obbligatoriamente essere rispettate, pena l’esclusione del progetto.
• Numero e provenienza dei partner: di solito la stragrande maggioranza dei progetti europei richiede la partecipazione di almeno tre partner provenienti da tre paesi diversi. Spesso si tratta di un requisito minimo: questo significa che nel progetto  può essere coinvolto anche un numero maggiore di partner. Anzi, se si tratta di partner solidi, che possono portare un valore aggiunto all’iniziativa, la Commissione di solito vede con favore partenariati più numerosi. Di questo parleremo meglio nel prossimo punto: aggiungo solo che, se il partenariato è particolarmente esteso, è buona regola che sia bilanciato anche per area geografica, coinvolgendo ad esempio paesi dei nord Europa, dell’Europa centro orientale e dell’area mediterranea.
• Ruolo dei partner nel progetto: un elemento particolarmente strategico da considerare per costruire un buon partenariato nei progetti europei. Per creare un gruppo di lavoro solido, in grado di portare avanti in modo efficace le attività previste da un progetto, è necessario definire bene il ruolo dei partner. Cosa significa? Che dobbiamo essere sicuri che i nostri partner sappiano fare il loro mestiere e siano adatti alle attività che abbiamo in mente per il progetto.

Per capire meglio come costruire il partenariato nei progetti europei, possiamo far riferimento ad un esempio pratico che tenga conto dei vari elementi considerati. Sono un istituto turistico-alberghiero e voglio presentare un progetto per creare nuovi strumenti che migliorino la collaborazione tra enti di formazione e imprese nel settore turistico, generando opportunità di lavoro per gli studenti.

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Ho già verificato l’ammissibilità dei partner nel testo del bando e so che ai progetti possono partecipare imprese, enti di formazione, associazioni, enti pubblici. Di che partner avrò bisogno per sostenere adeguatamente la mia iniziativa? Sempre ragionando per ipotesi, il mio partenariato potrebbe includere:

• Altri istituti di formazione, che magari abbiano all’attivo esperienze e buone pratiche di collaborazione con le aziende e siano esperti nel programmare e progettare metodologie, interventi formativi, strumenti di monitoraggio e controllo ecc.
• Soggetti che si occupano di servizi al lavoro: orientamento professionale, counselling e coaching.
• Aziende turistico-ricettive che abbiano già a inserito in tirocinio studenti o che abbiano la volontà di farlo.
• Soggetti che, sviluppando un’azione di comunicazione e promozione mirata, diano visibilità al progetto: si tratta della cosiddetta “attività di disseminazione“.

Idealmente, un ottimo partenariato dovrebbe prevedere almeno un soggetto per ciascuna categoria in tutti i paesi partecipanti, e magari più di un’azienda per paese. Facendo due calcoli, e ricordando che i paesi coinvolti devono essere almeno tre, si tratterebbe di includere nel progetto almeno dodici partner, se non di più: si può fare – a me è capitato – ma le cose si complicano.

Allora, visto che, nel nostro esempio,  l’obiettivo del progetto è progettare e testare un nuovo sistema per inserire gli studenti nelle aziende, si potrebbe pensare di coinvolgere un istituto di formazione e due imprese per ciascun paese partecipante e di inserire nel partenariato solo un soggetto che si occupa di servizi al lavoro. L’attività di disseminazione, poi, potrebbe essere sviluppata singolarmente da ciascun partner a livello locale, magari sotto il coordinamento di uno dei soggetti partecipanti che ha maggiore esperienza nel gestire un’attività simile. In questo modo, i partner scenderebbero a dieci: già la faccenda diventa più gestibile.

2. La ricerca dei partner

Dieci partner: e dove li trovo? Imparare come cercare i soggetti da coinvolgere è fondamentale per costruire il partenariato nei progetti europei. È decisamente improbabile che io sappia già fin dall’inizio quali partner coinvolgere e in che paesi. Ci sono però delle strategie e degli strumenti che possono senz’altro aiutarmi a identificarli: vediamo quali sono.

• Il database di contatti professionali. Un’azienda, un ente pubblico, un istituto di formazione hanno senz’altro un database di contatti di riferimento per la propria attività. Ci sono contatti con cui abbiamo lavorato bene in passato e con cui vorremmo collaborare ancora: sono i primi a cui scriveremo per chiedere loro se sono interessati a partecipare al progetto. Se abbiamo già esperienza nella partecipazione a progetti europei, poi, proporremo di partecipare a chi è stato nostro partner in progetti precedenti.
• I database di ricerca partner messi a disposizione dalla Commissione Europea o dalle agenzie collegate: molto spesso, per ciascun programma di finanziamento, la Commissione UE crea dei database in cui invita chi sta cercando partner a inserire informazioni riguardo al proprio progetto e alla tipologia di partner desiderata. Anche chi non ha un progetto proprio, ma vorrebbe entrare come partecipante in un progetto di terzi, può accedere al database, presentarsi e descrivere le sue esperienze.
• I compendia dei progetti approvati negli anni precedenti. I programmi di finanziamento europei si ripetono con una struttura simile ogni anno, per periodi della durata di sette anni (i cosiddetti “periodi di programmazione”). Di conseguenza, un ottimo modo per trovare partner con esperienza è quello di far riferimento ai compendia, le raccolte in cui la Commissione Europea presenta i progetti approvati per ciascun anno. Nella descrizione di ogni progetto vengono menzionati anche i partner e, spesso, i loro contatti.
• I social network: negli ultimi 5 -6 anni sono nati diversi gruppi su Facebook e Linkedin in cui si possono pubblicare post di ricerca partner o, viceversa, ci si può offrire come partner per partecipare a progetti europei.
• Le relazioni dei partner: in fase di ricerca può essere utile chiedere già ai partner se, tra i loro contatti, ci sono soggetti potenzialmente interessati a partecipare al nostro progetto. Considerando il caso di studio che ci sta facendo da guida in questo articolo, ad esempio, potremmo chiedere agli istituti di formazione che contatteremo se possono darci una mano a identificare aziende nella loro zona che siano disposte ad ospitare gli studenti in fase di tirocinio.

Ma come faccio a capire se un partner è valido e affidabile? Non esiste una regola precisa, ma si possono seguire alcuni suggerimenti operativi. Ad esempio, se un potenziale partner scovato in un database presenta il suo profilo in modo approssimativo, scrivendo due righe in croce, senza valorizzare la sua esperienza, meglio lasciar perdere. Se invece nel suo sito internet o nel suo profilo ci sono contenuti che raccontano esperienze di collaborazione con l’estero, conferme delle sue competenze, buone pratiche verificabili, allora si tratta di un partner da tenere in considerazione.

Nei prossimi paragrafi, entreremo nel vivo delle relazioni con i partner, imparando come contattarli e come negoziare il loro ruolo nel progetto.

3. Il contatto dei partner selezionati

Una volta selezionati i potenziali partner, preparate una lista con i loro contatti di riferimento. Un suggerimento: individuatene almeno due o tre in più per ogni tipologia necessaria al vostro progetto: non è detto che tutti coloro che contatterete vi dicano di sì.

È arrivato il momento di scrivere a tutti i soggetti che avete selezionato. La mail di primo contatto va preparata con molta cura: è il vostro biglietto da visita e descrivere bene chi siete, qual è il vostro progetto e perché state contattando proprio quello specifico partner può essere la chiave per ricevere un sì invece di un no.

In una buona mail di primo contatto ci sono tre componenti fondamentali:

• Il testo: preparate un testo semplice che descriva in poche righe chi siete, qual è il progetto che volete presentare e perché vi interesserebbe avere tra i vostri partner proprio il soggetto che state contattando. Potete tranquillamente rimandare agli allegati per tutti i dettagli del caso. Non dimenticate di concludere con un invito a rispondere alla vostra mail (entro una data limite) e a contattarvi per tutte le informazioni aggiuntive del caso.
• Un vostro profilo: allegate sempre alla mail un profilo della vostra azienda, del vostro istituto, della vostra associazione. Spiegate cosa fa, quali sono i suoi obiettivi, che esperienze ha a livello nazionale e internazionale. Valorizzate tutti gli elementi adatti a far capire che siete un soggetto affidabile e competente.
• L’abstract di progetto: inviate una presentazione dell’iniziativa che intendete proporre. Spiegate quali sono i suoi obiettivi, perché è coerente con i contenuti del bando, quali sono le azioni che verranno sviluppate nel progetto e quali risultati porteranno. Concludete specificando il ruolo dei partner e, in particolare, quali saranno le attività di progetto in cui coinvolgerete il soggetto che state contattando.

Spedite la mail ben in anticipo rispetto alla data prevista per la presentazione del progetto. Più l’iniziativa è complessa, prima dovete definire il vostro partenariato. Arrivare a ridosso della scadenza con un partenariato incompleto o traballante vuol dire non avere abbastanza tempo per definire i ruoli e le attività, oppure doversi accontentare di un partner di minor valore inserito all’ultimo istante, per tappare il buco. Intendiamoci, può capitare, ma non è la situazione ideale e può causare qualche difficoltà nella gestione del progetto, una volta finanziato.

Un ottimo suggerimento per evitare malintesi e stabilire fin da subito buone relazioni con le persone con cui dovremo lavorare è coinvolgere i partner nella fase di stesura della candidatura di progetto. Questo significa definire con loro le attività, chiedere ai partner di occuparsi della redazione di specifiche sezioni del formulario, ripartire in maniera condivisa il budget.

Si tratta di un processo delicato, una vera e propria negoziazione: vediamo come condurla.

4. Le attività dei partner nel progetto

L’ossatura del progetto è definita e hai contattato i partner: alcuni ti hanno risposto di essere interessati ma vogliono chiarire bene quali saranno le attività che dovranno sviluppare e ti hanno chiesto di fissare una call a riguardo.

Preparati bene, perché si tratta di un passaggio fondamentale per costruire un buon partenariato. Quali sono gli elementi che devi considerare e saper spiegare?

• La suddivisione delle attività. A seconda della propria esperienza, ciascuno dei partner si occuperà di gestire le attività di progetto che sono più “nelle sue corde”. Ad esempio, nel caso di studio a cui stiamo facendo riferimento, agli istituti di formazione si affiderà il compito di studiare la metodologia migliore per favorire l’inserimento lavorativo dei loro studenti in azienda. Però ci sono anche delle attività a cui tutti i partner sono chiamati a partecipare: il caso tipico è quello delle attività di disseminazione, ossia di tutte quelle azioni di comunicazione che servono a dare maggiore visibilità al progetto. Un’altra attività che coinvolge tutti i partner, ad esempio, è l’organizzazione di un incontro di progetto: un meeting dove i partner lavorano insieme dal vivo, conoscono meglio le attività del soggetto ospitante, scambiano esperienze. Nella call dovrai spiegare al partner che tipo di attività intendi proporgli.
• La programmazione delle attività di progetto. Le attività di progetto devono essere organizzate secondo una sequenza logica precisa, sviluppando tutti i passaggi che necessari per realizzare gli obiettivi di progetto e ottenere i risultati attesi. Ipotizziamo, ad esempio, che uno dei prodotti che il mio progetto dovrà realizzare sia un piccolo manuale per aiutare insegnanti e personale delle imprese a preparare e ospitare in modo efficace i tirocini in azienda. Dovrò prima definire una metodologia , poi sottoporla ad aziende e istituti di formazione (anche esterni al progetto) per avere la loro opinione, infine tradurla in un programma di azioni operative. A quel punto, la metodologia verrà testata coinvolgendo un gruppo di studenti per ciascun istituto partecipante al progetto e le aziende dichiaratesi disponibili a ospitare il tirocinio. I risultati dell’esperienza, ovviamente, verranno valutati attraverso un questionario o un altro strumento simile. L’intero percorso, dalla definizione della metodologia alla valutazione degli esiti del tirocinio, sarà codificato all’interno del manuale, il principale risultato finale del progetto. Confrontandoti con i partner in fase di stesura della candidatura, dovrai già avere chiare le attività che vorrai sviluppare, ma anche essere pronto a modificarle secondo i loro suggerimenti. Non dimenticare, infatti, che ciascuno è un esperto nel proprio ambito: ascoltare i consigli dei partner prima di presentare il progetto è un ottimo modo per scrivere una candidatura migliore.
• Il budget da assegnare a ciascun partner. Tasto dolente, il budget: in ogni progetto, infatti, una parte dei costi è coperta dal finanziamento europeo a fondo perduto ma il resto delle risorse a copertura delle spese va messo dai partner, in cash e in ore di lavoro. I costi dei viaggi, ad esempio, non sono quasi mai finanziati del tutto dalle risorse europee. Negoziare il budget vuol dire mediare tra tutti i partner per assegnare a ciascuno la quota corretta di risorse, in proporzione all’attività svolta.

È davvero necessario aver definito tutti questi elementi con precisione fin dalla prima call di confronto con i partner? No, per fortuna. Però avere le idee chiare fin da subito sugli aspetti più importanti senz’altro aiuta. Poi si può migliorare il progetto per gradi, scendere nei dettagli descrivendo le attività, chiedere aiuto ai partner per preparare meglio questa o quella sezione della candidatura.

L’importante è che, prima di inviare il progetto, tutti abbiano modo di leggere la versione finale del formulario. Mai presentare un progetto senza averlo sottoposto all’approvazione definitiva di tutti i partner: oltre a essere scortese, è decisamente poco professionale. I partner gestiranno le attività insieme a noi ed è giusto che sappiano esattamente cosa dovranno fare, in che tempi e con quali risorse se il progetto verrà approvato.