Team working: come comunicare con i collaboratori

La comunicazione è “il collante dei sentimenti che tengono insieme le persone, le une alle altre, dando stabilità al tessuto sociale”. Riportando questo concetto in ambito aziendale, ogni imprenditore deve padroneggiarle la comunicazione per poter gestire le diverse situazioni. Vediamo, quindi, alcuni suggerimenti di Mauro Baricca, Allenatore d’impresa, su come comunicare con i collaboratori.

Comunicare non è parlare

La comunicazione non è solo parlare, bensì avviene in due modi: comunicazione verbale ovvero le parole e comunicazione non verbale che può essere il tono della voce o l’atteggiamento del comunicatore.

Quando parliamo non trasferiamo solo le parole, ma anche il nostro pensiero e chi ci ascolta si accorge di quello che vogliamo dire in base a come ci esprimiamo.

Perciò la combinazioni di parole, tono della voce ed atteggiamenti fanno si che il nostro pubblico ascolti cosa diciamo e capisca effettivamente quello che vogliamo dire. Entrambi questi tipi di comunicazione sono importanti, ma quello non verbale assume una rilevanza maggiore in quanto, le stesse parole dette con toni ed atteggiamenti differenti possono far cambiare la percezione al nostro interlocutore.

In azienda usiamo costantemente strumenti di messaggistica come e-mail o whatsapp che ci aiutano a parlare, non a comunicare e per questo devono essere gestiti con molta attenzione. Per far sì che la nostra comunicazione sia efficace è necessario contestualizzare le parole che si pronunciano, ma soprattutto si deve poter vedere la persona o le persone con cui si sta parlando per intuire le reazioni alle nostre parole e constatare che abbia duplicato e compreso.

Duplicazione e comprensione sono le componenti più importanti della comunicazione.

Per poter comunicare efficacemente dobbiamo accertarci che chi ascolta duplichi quello che viene detto per poter comprendere, ovvero, il nostro interlocutore deve conoscere le parole che usiamo per poter seguire il discorso e soprattutto che sia concentrato ad ascoltarci e non a fare altro.

Non c’è comprensione senza duplicazione e non ci può essere comunicazione se non c’è comprensione.

A questo proposito Mauro Baricca porta ad esempio una comunicazione con diverse parole tecniche che, se non si è un marketer professionista, risultano “difficili”. In questo caso il pubblico, alla prima parola sconosciuta, smette di ascoltare e la comunicazione non può essere efficace.

Per questi motivi, la capacità di un buon comunicatore è quella di usare termini semplici che possano essere compresi dalle persone con cui si parla. È quindi indispensabile sapere chi si ha davanti e conoscere il contesto per poter modulare le parole e e fare in modo che l’interlocutore possa comprendere.

Un’altra cosa importante che un buon leader deve aver ben chiara, la esprime questa citazione di “Joseph Joubert”:

Si possono convincere gli altri con le proprie ragioni, ma li si persuade solo con le loro.

Questa frase deve farci ricordare che, quando comunichiamo se vogliamo che gli altri facciano quello che noi riteniamo giusto, dobbiamo fare leva sulle loro motivazioni, solo così chi ci ascolta sarà disposto a seguirci.

 

La comunicazione è un fenomeno altamente dispersivo

Noi comunichiamo sempre e costantemente, anche quando non facciamo nulla stiamo comunicando, perché anche questa, è una nostra scelta che, agli occhi di chi guarda, dice qualcosa di noi.

La comunicazione è lo strumento che abbiamo per:

• esercitare leadership;
• vendere;
• risolvere i problemi;
• metterci in discussione;
• imparare;
• far imparare.

La comunicazione è un fenomeno altamente dispersivo perché, tra il nostro pensiero, quello che verrà compreso e ricordato dal nostro interlocutore, ci sono diversi fattori che fanno perdere informazioni, spesso fondamentali. Questi fattori sono molteplici e tra loro troviamo sicuramente l’attenzione e la duplicazione di cui abbiamo parlato in precedenza.

A questo proposito, Baricca, fa un esempio, con percentuali, di come avviene la comunicazione tra due individui, che riporto brevemente qui di seguito; chi comunica ha in testa il 100% delle idee, ma per convenzione e quieto vivere ne esprime il 70%; di questo 70% l’interlocutore ne recepisce il 60%, del 60% ne comprende il 40% ed infine del 40% ne ricorda solo il 20%. Questo esempio spiega una legge della leadership applicata al marketing che dice:

in un gruppo di persone che ascolta un comunicatore, solo il 20% di loro recepiranno il 5%. 

Per questo un buon leader o chi aspira a diventare tale, non deve scoraggiarsi, né aver paura di ripetersi, perché solo con una buona comunicazione costante e coerente si avranno risultati significativi.

Gli strumenti di comunicazione in azienda

In azienda esistono diversi strumenti di comunicazione che, come già detto in precedenza, devono essere usati con attenzione. Vediamo qui alcuni suggerimenti su come usare, ma soprattutto non usare:

• e-mail
• whatsapp e SMS
• riunioni

La posta elettronica è stata una rivoluzione delle comunicazioni in azienda perché ha velocizzato incredibilmente lo scambio di informazioni, purtroppo però ne stiamo tutti abusando facendolo diventare lo scarico di responsabilità per evitare i “chiarimenti scomodi”. Baricca ci fornisce qualche regola di buona educazione nell’utilizzo delle e-mail che sembrano scontate, ma non sempre seguiamo.

L’e-mail è composta da due campi destinatari, il principale e il copia conoscenza (cc); il destinatario principale è obbligato a rispondere, le persone in copia, al contrario, non sarebbero nemmeno tenute e leggere quella e-mail, invece spesso facciamo questo errore aspettandoci che tutti rispondano e magari ci alteriamo se non lo fanno. Sempre a questo riguardo, se siamo noi a ricevere una e-mail come destinatario principale e con persone in copia, siamo tenuti a rispondere a tutti usando il tasto apposito “rispondi a tutti”, così da non far perdere informazioni agli altri.

A proposito di buona educazione riguardo l’utilizzo delle e-mail, non possiamo trascurare la netiquette, il galateo digitale dal quale non ci possiamo esimere.

Ormai diventate di uso comune e quotidiano, le app di messaggistica come whatsapp e SMS non possono essere considerate comunicazione perché, essendo strumenti istantanei, funzionano solo nell’immediato. Prendiamo ad esempio i gruppi whatsapp in cui tutti, volenti o nolenti siamo finiti almeno una volta; le comunicazioni che vengono date al loro interno, se non lette a breve, si perdono tra i messaggi di tutte le persone nello stesso gruppo, quindi la percentuale che ci sia dispersione è altissima.

In questo caso, le e-mail ci vengono in aiuto perché la stessa comunicazione data su whatsapp e riportata direttamente alla singola persona tramite posta elettronica, funge da report e si ottiene una risposta che ne certifica la ricezione.

Le riunioni sono lo strumento più importante per una corretta gestione aziendale, purtroppo però, se non fatte con i giusti criteri e regole ben precise, risultano inutili oltre che uno spreco di tempo ed energie.

I presupposti per fare riunioni utili sono questi:

• ordine del giorno;
• tempi di riunione definiti;
• riunioni brevi, ma frequenti;
• chi deve dire cosa;
• chi deve fare cosa, entro quando;
• verbale della riunione per tutti;
• verifica stato avanzamento lavori.

Senza queste regole indispensabili finiamo sicuramente per ritrovarci in una stanza a parlare di tutto e di niente, per ore ed ore, senza concludere nulla. Tra queste regole assumono importanza maggiore, l’ordine del giorno, i tempi ed il verbale che, redatto da un segretario in tempo reale, deve essere inviato a stretto giro a tutti i partecipanti.

Alla riunione si dà seguito grazie alla verifica dello stato avanzamento lavori che serve per non far accumulare attività che nella riunione successiva farebbero perdere tempo.

La regola principale di buona educazione durante le riunioni è sicuramente quella di spegnere i telefoni durante le stesse perché, fatta eccezione per emergenze, non succede nulla se per un’ora non siamo disponibili.

Quali strumenti utilizzare quando si lavora in smart working

In azienda abbiamo svariati strumenti di comunicazione che possono aiutarci a rendere veloce ed efficace lo scambio di informazioni quando lavoriamo in smart working. Purtroppo però, l’utilizzo che se ne fa, nella maggior parte delle situazioni è poco producente in quanto si tralascia l’organizzazione di questo aspetto che ha effetto contrario.

Questa abitudine comoda, ma errata, crea scollamento tra i reparti che rischiano di lavorare senza sapere l’uno cosa stia facendo l’altro. Tutto questo, quando c’è di mezzo lo smart working, viene amplificato e peggiorato, perché, se nella stessa azienda le informazioni si riescono ad intercettare, a distanza questo non può avvenire.

Lo smart working, entrato ormai nella nostra quotidianità, ha modificato il nostro approccio all’attività lavorativa favorendo la nostra organizzazione giornaliera. La più grande variazione, quella del lavoro da casa, se dal lato organizzativo ha avuto effetti positivi, dal lato comunicativo ha sicuramente peggiorato la situazione, perché, essendo isolati per buona parte della giornata, ci ha portato a ridurre le interazioni con i colleghi.

A questo proposito, le regole della comunicazione in azienda viste in precedenza valgono ancor di più quando si lavora a distanza, infatti dobbiamo fare attenzione a non cadere nella comodità dell’abuso dei messaggi che, ripeto, servono a parlare, non a comunicare.

Il contatto diretto con i colleghi è sempre d’aiuto per mantenere rapporti sociali, ma si rende ancor più necessario e utile quando potrebbero verificarsi problemi o errori che, inevitabilmente accadono a chi lavora, perché siamo umani e solo chi non fa non sbaglia.

In questo caso, Baricca, ci fa notare un grosso sbaglio che abitualmente facciamo, quello di cercare il colpevole per scaricare la nostra frustrazione; il consiglio importantissimo che ci viene dato è quello di non arrabbiarsi, perché nella migliore delle ipotesi riceveremmo delle giustificazioni, ma di essere curiosi rispetto alla situazione, chiedendo il motivo dell’errore per confrontarsi, risolverlo al meglio e non ripeterlo.

 

Ora che il lavoro agile ci ha reso distanti, è necessario più che mai restare in contatto diretto con i nostri collaboratori, quindi per comunicare, non solo parlare con qualcuno, cerchiamo sempre di averlo davanti e in caso di smart working appunto, la tecnologia ci viene in aiuto grazie ai programmi per videoconferenze e quando non possibile lo facciamo al telefono.

L’allenamento in palestra d’impresa tenuto da Mauro Baricca a proposito di come comunicare con i collaboratori, ha dato molti spunti di riflessione, ma soprattutto regole di comportamento per far crescere il nostro gruppo aziendale ed ottenere risultati significativi.

Se sei un imprenditore, una figura chiave nella tua azienda o semplicemente vuoi migliorare te stesso a livello professionale, ti consiglio vivamente di visitare il sito di Palestra d’Impresa.it, contattare Mauro Baricca e provare questo percorso, che ti sarà di grande aiuto.