Come organizzare il lavoro di un team?

Organizzare il lavoro di un team è un’arte.

È vero che le competenze tecniche sono importanti; tuttavia, ciò che fa davvero la differenza in termini di efficienza ed efficacia nelle performance del team è il modo in cui il responsabile, cioè il capo, si relaziona con ciascuno dei componenti.

Il team è infatti composto da persone, ognuna con carattere, atteggiamento, capacità di esprimersi, punti di vista e valori diversi.

L’interazione tra questi elementi può creare conflitti o mancanza di comprensione reciproca.

Ed è proprio su questo aspetto che molti imprenditori, manager, capi in genere, anche se talentuosi dal punto di vista tecnico, incontrano difficoltà, poiché non basta semplicemente fornire informazioni o istruzioni.

Per organizzare il lavoro di un team in modo efficace, è necessario infatti saper:

• dialogare,
• ascoltare,
• controllare,
• fornire feedback,
• correggere,
• affiancare,
• supportare,
• motivare.

Ma tutto parte dalla fase iniziale: la selezione.

Selezionare il team vincente

La chiave per selezionare un team vincente è individuare persone che si adattino al contesto e alla cultura aziendale.

Per questo la ricerca e selezione del personale rappresenta il primo passo per organizzare il lavoro di un team.

Non si tratta solo di valutare le competenze tecniche, ma anche di individuare persone che si adattino all’impresa, che sposino il progetto con atteggiamento collaborativo e una predisposizione al lavoro di squadra.

Questo processo richiede tempo e dedizione, ma i risultati che seguiranno saranno di valore inestimabile. La cura che dedichi alla selezione del personale rappresenta, infatti, il fondamento su cui poggia l’efficienza del tuo team.

Se stai avviando la tua attività o stai creando nuove funzioni all’interno della tua azienda, devi essere consapevole dell’importanza cruciale di una selezione accurata per organizzare un team di lavoro efficace.

Non basta cercare persone che siano in grado di ricoprire un determinato ruolo dal punto di vista tecnico, ma devi andare oltre.

È infatti molto diverso organizzare un team di persone con buone competenze organizzative, orientate al raggiungimento degli obiettivi, predisposte alla collaborazione proattiva e capaci di gestire relazioni empatiche rispetto a coordinare individui dal temperamento scontroso e incapaci di pianificare le proprie attività!

Dalla mia esperienza, le cosiddette soft skill giocano un ruolo predominante, anche per i ruoli operativi.

Quando si parla di team, si parla di un gruppo di persone che dovranno interagire tra loro e con altre figure chiave come responsabili, clienti e potenziali tali, fornitori e tanti altri interlocutori.

La scelta dei membri del team non può essere presa alla leggera! Devi considerare ciò che può fare davvero la differenza nel tuo team. È fondamentale che chiunque entri a farne parte sia in grado di lavorare efficacemente all’interno del gruppo, rispettando gli altri membri e non avendo timore di condividere idee innovative con atteggiamento collaborativo.

Queste competenze comportamentali influenzeranno notevolmente la dinamica del team e la sua capacità di affrontare sfide in modo efficace. Non sottovalutare quindi l’importanza di una selezione attenta e mirata.

Investi tempo ed energie nella ricerca di individui che non solo possiedano le competenze tecniche richieste, ma che siano anche allineati con la cultura e i valori dell’azienda.

Sarà un passo determinante per creare un team coeso, motivato e pronto a ottenere risultati straordinari: un investimento per il successo a lungo termine della tua attività.

Non lasciare nulla al caso per assicurarti di costruire un team solido, in grado di superare ogni sfida con fiducia e determinazione.

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Definire ruoli e funzioni per organizzare il lavoro di un team

È possibile definire i ruoli e le funzioni dei membri del team grazie a due strumenti strategici:

1. mansionario,
2. organigramma.

Rappresentano le fondamenta per organizzare il lavoro di un team in modo efficace.

Questi strumenti forniscono una guida chiara e una struttura gerarchica all’interno dell’organizzazione e mostrano i collegamenti tra i vari ruoli all’interno del team.

Il mansionario è un documento che elenca in modo dettagliato:

• compiti e attività da svolgere,
• responsabilità degli obiettivi da raggiungere,
• competenze richieste per ciascun ruolo all’interno del team.

Definire i ruoli in modo chiaro aiuta a evitare sovrapposizioni o ambiguità nelle assegnazioni dei compiti e delle responsabilità: ogni membro del team sa esattamente cosa ci si aspetta da lui e quali sono i limiti delle sue responsabilità.

L’organigramma, d’altra parte, è una rappresentazione grafica della struttura gerarchica dell’organizzazione che mostra:

• chi riporta a chi,
• come sono collegati i vari ruoli all’interno del team.

Per aiutarti con la divisione dei ruoli e le mansioni di gruppo puoi aiutarti con gli strumenti di Canva come lo strumento per creare e condividere documenti online con il team.

L’organigramma, quindi, aiuta a comprendere la catena di comando e a stabilire chi sia responsabile di quali decisioni e processi.

Definire ruoli chiari attraverso il mansionario e l’organigramma ha diversi vantaggi, eccoli di seguito:

1. chiarezza delle responsabilità, ogni membro del team sa esattamente quali sono i suoi compiti e le sue responsabilità, evitando confusione e conflitti sulle assegnazioni del lavoro;
2. efficienza, definire ruoli chiari permette di ottimizzare l’allocazione delle risorse, prevenendo sovraccarichi di lavoro o sottoutilizzo delle competenze. Ogni membro del team può concentrarsi sulle proprie responsabilità specifiche, aumentando l’efficienza e la produttività complessiva del team;
3. coordinazione e collaborazione, un’organizzazione ben definita dei ruoli facilita la coordinazione tra i membri del team. Ogni ruolo sa con chi comunicare e collaborare per portare a termine i compiti assegnati. Ciò favorisce la sinergia e il lavoro di squadra efficace;
4. sviluppo delle competenze, definire ruoli chiari permette di individuare le competenze necessarie per ciascun ruolo e di pianificare opportunità di sviluppo professionale. Questo favorisce la crescita e il progresso dei membri del team, creando un ambiente di apprendimento continuo.

In sintesi, definire ruoli chiari attraverso un mansionario e un organigramma è fondamentale per organizzare il lavoro di un team.

Questi strumenti forniscono una struttura chiara, promuovono la chiarezza delle responsabilità e facilitano la coordinazione e la collaborazione.

Delegare per crescere migliorando l’organizzazione del lavoro di un team

La delega è un potente strumento per organizzare il lavoro di un team in modo strutturato.

Non si tratta solo di una questione di assegnazione di compiti, ma anche di sviluppo delle persone, in quanto offre loro nuove opportunità di apprendimento.

Se desideri ottimizzare le performance del tuo team, devi imparare ad affidare loro responsabilità.

Delegare significa infatti assegnare responsabilità ai membri del team per svolgere un compito specifico. In pratica, si tratta di trasferire parte del proprio carico di lavoro ad altri, affidando loro l’autonomia e l’autorità necessarie per portare a termine il compito assegnato.

Attenzione che delegare non significa perdere il controllo! Piuttosto acquisire una prospettiva più ampia.

Chi delega continuerà a mantenere la responsabilità del risultato dell’attività delegata, ma sarà in grado di concentrarsi sulla gestione strategica e sulle decisioni chiave.

Delegare correttamente offre diversi vantaggi, tra cui:

• miglior utilizzo delle risorse del team,
• sviluppo delle competenze dei membri,
• aumento della produttività complessiva,
• clima di fiducia e collaborazione all’interno dell’organizzazione.

Quindi delegare non significa semplicemente “scaricare” compiti sugli altri, ma richiede una gestione attenta e un’adeguata comunicazione per garantire il successo delle attività assegnate.

Ecco alcuni suggerimenti su come utilizzare la delega in modo efficace:

1. identifica le competenze e le capacità dei tuoi collaboratori. Prima di delegare, prenditi il tempo necessario per valutare le abilità e le conoscenze dei membri del tuo team. Questo ti aiuterà a assegnare loro compiti che siano in linea con le loro capacità, offrendo loro la possibilità di svilupparsi ulteriormente;
2. stabilisci obiettivi chiari, assicurati di comunicare chiaramente gli obiettivi e le aspettative legate ad ogni attività delegata. I tuoi collaboratori devono capire esattamente cosa si attende da loro e quali sono i risultati attesi;
3. offri il supporto necessario, anche se hai delegato un compito, è importante essere disponibili per fornire supporto e rispondere alle domande dei tuoi collaboratori. Offri orientamento iniziale, risorse e assistenza, se necessario, per garantire che abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per svolgere il compito in modo efficace;
4. affidati alla fiducia, quando deleghi, dimostra fiducia nei confronti dei tuoi collaboratori. Non controllare ogni dettaglio o micro-gestire il processo. Permetti loro di prendere decisioni e di portare avanti il compito a loro modo. Questo incoraggia lo sviluppo dell’autonomia e la presa di responsabilità;
5. fornisci feedback e valutazioni, dopo aver completato un compito, assicurati di fornire un feedback costruttivo ai tuoi collaboratori. Riconosci i loro sforzi e i risultati raggiunti e offri suggerimenti per il miglioramento futuro. Questo contribuirà al loro sviluppo professionale e alla crescita del team nel suo complesso;
6. dimostra apertura al confronto, la delega non significa perdere completamente il controllo, ma piuttosto condividere la responsabilità e le decisioni con il tuo team. Sii aperto al confronto e alle idee degli altri, stimolando un ambiente di lavoro collaborativo in cui tutti possano contribuire attivamente;
7. valuta il progresso e le prestazioni, monitora regolarmente il progresso dei compiti delegati e valuta le prestazioni dei tuoi collaboratori. Questo ti aiuterà a identificare punti di forza e aree di miglioramento, consentendo un’ulteriore crescita e sviluppo.

Motivare coinvolgendo

Motivare i membri di un team significa fornire loro stimoli che li spingano a:

• intraprendere un’azione,
• perseguire un obiettivo,
• mantenere un livello di impegno e soddisfazione nel compiere determinate attività.

Organizzare il lavoro di un team implica necessariamente promuovere la motivazione di tutte le persone che lo compongono.Quando i membri del team sono motivati sono, infatti, più propensi a dare il massimo e a lavorare insieme in modo efficace.

La motivazione si alimenta in vari modi e attraverso diversi strumenti e il principale è il coinvolgimento promosso dal responsabile del team al fine di rendere attivamente partecipe il gruppo.

Il coinvolgimento si genera attraverso l’implementazione di diverse attività:

1. comunicazione efficace, è essenziale per coinvolgere e far agire le tue persone e proprio per questo ti consiglio di approfondire l’argomento leggendo l’articolo di Stefano Zecca su come agevolare la comunicazione con il team working;
2. creare un ambiente di supporto, un ambiente di lavoro positivo e collaborativo incoraggia il coinvolgimento attivo dei membri del team. Promuovere la fiducia, la trasparenza e il rispetto reciproco crea un clima in cui le persone si sentono a loro agio nel condividere idee, esprimere opinioni e affrontare le sfide insieme;
3. riconoscimento e gratificazione, riconoscere i successi e premiare i risultati raggiunti è un potente strumento motivazionale. Apprezzare pubblicamente il lavoro ben fatto, offrire feedback positivo e offrire opportunità di crescita e sviluppo professionale ai membri del team li motiva a dare il massimo e a raggiungere obiettivi sempre più ambiziosi;
4. coinvolgimento nel processo decisionale, coinvolgere i membri del team nelle decisioni che li riguardano aumenta il loro senso di responsabilità e impegno. Dare loro la possibilità di partecipare attivamente al processo decisionale, ascoltando le loro opinioni e prendendo in considerazione le loro idee, crea un senso di proprietà e promuove l’entusiasmo nel lavorare insieme;
5. sviluppo delle competenze, offrire opportunità di formazione e sviluppo professionale ai membri del team è un modo efficace per motivarli e coinvolgerli. Investire nel loro apprendimento e nella loro crescita personale mostra loro che l’organizzazione si preoccupa del loro sviluppo e li valorizza come risorse preziose.

In conclusione, per organizzare il lavoro di un team in modo efficace ed efficiente, garantendo un successo nelle performance, è fondamentale che:

• il team sia composto da persone allineate in termini valoriali con il leader del team stesso,
• i membri possiedano le soft skill necessarie per garantire interazione, coesione e gestione di eventuali conflitti che lavorando insieme inevitabilmente potrebbero sorgere,
• il responsabile sia in grado di gestire adeguatamente la delega, supportare e coinvolgere ogni membro per farlo sentire parte indispensabile della squadra.

Non solo la comunicazione efficace, ma anche la capacità di ascolto del capo aiutano a creare quel clima di lavoro positivo, stimolante e produttivo a cui tutti desideriamo appartenere.

Implementando queste strategie da molti anni, sono in grado di garantire che promuovano il senso di appartenenza e incoraggino i membri del team a lavorare insieme per raggiungere con successo obiettivi comuni.

Tuttavia, non si tratta di un esercizio stilistico; è necessario credere in esse e dedicarsi, poiché tutte le attività di cui ho parlato in questo articolo richiedono costanza e continuità da parte di chi guida il gruppo.

In caso contrario, non saranno percepite come credibili e verranno meno tutti i benefici che queste strategie offrono per organizzare il lavoro di un team.