Project Management, a cosa serve?

In questo articolo potrai approfondire gli aspetti principali del project management, a cosa serve e quali sono i suoi gli strumenti da utilizzare.

Il project management serve per pianificare, eseguire e monitorare tutte le attività previste per un progetto in modo efficiente, garantendo il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Scoprirai come il project management sia importante per favorire una comunicazione chiara e trasparente tra i vari reparti operativi, facilitando la collaborazione e la condivisione di informazioni e come ogni fase del progetto venga pianificata e controllata in modo da garantire i risultati previsti e quindi il suo successo.

Il project management si fonda essenzialmente su tre aspetti:

• gestione dei progetti
• gestione del team
• gestione delle risorse e costi

Vediamo nel dettaglio ognuno di questi aspetti e come sono strettamente collegati fra loro al fine di raggiungere lo scopo del progetto.

Gestione dei progetti

Il project management è la disciplina che serve per gestire i progetti aziendali in modo efficace ed efficiente al fine di garantire i risultati prestabiliti.

Il concetto fondamentale da cui dobbiamo partire è proprio quello di progetto. Secondo il Project Management Institute, l’associazione professionale internazionale di project management, il progetto è un’iniziativa temporanea finalizzata a creare un prodotto o servizio che abbia un carattere di unicità.

Un progetto quindi, per definirsi tale, deve essere:

• temporaneo, deve avere un timing specifico con una data di inizio e una di fine;
• unico, deve realizzare un risultato esclusivo che non sia uguale ad altri; 
• generare un output, può essere un prodotto, un servizio, un risultato oppure una combinazione di tutti e tre.

La gestione di un progetto si realizza attraverso 5 fasi fondamentali chiamate ciclo di vita del progetto.

Vediamo ogni fase nello specifico, in cosa consiste e quali sono gli strumenti da utilizzare. 

1. Fase di avvio: è la parte iniziale del progetto, sancita solitamente con la firma del contratto, dove si definiscono le prime linee guida. In particolare in questa fase avviene l’identificazione degli stakeholders, cioè tutti gli attori, interni ed esterni, che faranno parte del progetto, tra cui il team operativo, le banche, i fornitori e il cliente. Tale identificazione viene fatta attraverso:

• registro degli stakeholder dove verranno inserite tutte le informazioni per ogni componente che prenderà parte al progetto come il ruolo nel progetto, i dati di contatto, grado di influenza che avrà sul progetto, ecc.;
• definizione delle priorità, assegnando priorità alta a quelli che influenzeranno maggiormente il progetto perché coinvolti in tutte le fasi e priorità sempre più basse a quelli che non avranno un particolare rilievo;
• gestione degli stakeholder, cioè coordinare le relazioni fra i vari attori attraverso una comunicazione efficiente e chiara che non porti a fraintendimenti.

2. Fase di pianificazione: il project management serve per preparare in modo dettagliato ogni parte del progetto, suddividendolo in vari step e individuando tutte le attività da svolgere. La pianificazione rappresenta la fase fondamenta da cui partire per assicurarsi la riuscita del progetto. Le attività previste sono:

• stabilire lo scopo di progetto, cioè i risultati che si vogliono ottenere. In sostanza sono tutti gli output previsti da contratto che si consegneranno, una volta realizzati, al cliente; 
• creare la WBS (Work Breakdown Structure) cioè il cuore della pianificazione, consiste in una rappresentazione gerarchica ad albero di tutte le attività previste. Serve per descrivere tutti i flussi di lavoro di ogni task e i risultati, chiamati deliverables, che porteranno. In sostanza la WBS è formata da tanti pacchetti di lavoro, chiamati Work package, in ognuno dei quali sono riportate tutte le attività previste per ottenere quel determinato deliverable;
• definire il reticolo di schedulazione attraverso il quale tutte le task previste nei work package sono legate da un legame logico. Tale legame rappresenta il grado di dipendenza di ogni attività con la precedente e la successiva e la stima della durata di ognuna;
• strutturare il Gantt, che rappresenta il cronoprogramma in cui avremo una visione complessiva del progetto con tutte le attività previste, l’ordine gerarchico di realizzazione e la stima dei timing. Il Gantt ci permetterà di seguire tutte le fasi di avanzamento del progetto, monitorare i progressi ed evidenziare eventuali ritardi che potrebbero mettere in pericolo il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

3. Fase di esecuzione: si entra nella vera e propria operatività del project management in cui, in base alle attività assegnate, ogni membro del team si mette all’opera. In questa fase si concentrerà il maggiore sforzo e un intenso scambio di comunicazioni tra i vari attori, per questo è fondamentale:

• rispettare le tempistiche stabilite ed eseguire il lavoro con la massima efficienza, mantenendo il team motivato e unito nel raggiungere gli obiettivi;
• garantire comunicazioni chiare e precise per evitare fraintendimenti;
• gestire in modo efficace eventuali conflitti, sia interni al team che esterni con gli altri stakeholder;
• mantenere una comunicazione costante con il cliente per aggiornarlo sui progressi del progetto e instaurare un rapporto di fiducia;
• svolgere riunioni periodiche per informare tutti gli attori coinvolti sull’andamento delle attività e su eventuali problematiche o ritardi;
• affrontare tempestivamente eventuali modifiche o imprevisti con una gestione efficace.

Come abbiamo appena visto la disciplina del project management serve anche per evitare momenti inutili di stress all’interno del team e rendere le attività fluide e  quindi realizzabili nei tempi previsti.

4. Fase del monitoraggio e controllo: insieme a quella di esecuzione sono le uniche due fasi presenti lungo tutto il ciclo di vita del progetto, dall’inizio alla fine. Lo scopo principale della fase di monitoraggio e controllo è quello di attuare una verifica costante di tutto il periodo di avanzamento del progetto in modo da poter prevenire eventuali imprevisti attraverso misure correttive tempestive.

Gli step da seguire sono:

• valutare lo stato di avanzamento delle attività, consiste in una misurazione percentuale delle task realizzate;
• analizzare gli scostamenti in base alle scadenze prefissate, serve per individuare le attività in linea, attività in ritardo e quelle in anticipo;
• individuare le cause degli eventuali ritardi sulle attività  e trovare le misure correttive necessarie;
• stima a finire del lavoro da completare, si riprendono tutte le attività che sono rimaste da svolgere e si valuta se bisogna modificarne i timing o integrare con nuove attività;
• comunicare l’esito della stima e lo stato di avanzamento a tutti gli stakeholder coinvolti.

Questa è un altra delle caratteristiche per cui serve il project management nelle aziende, riuscire ad anticipare gli imprevisti per garantire il corretto avanzamento del progetto e i risultati programmati. Tuttavia può capitare di non riuscire a prevenire delle criticità ed è per questo che monitoraggio e controllo sono due attività da mettere in atto insieme in modo da  riportare il progetto sulla giusta strada in tempi utili.

5. Fase di chiusura: rappresenta la conclusione di un progetto e deve essere formalizzata attraverso una specifica procedura che ne garantirà la corretta fine. Tale procedura consiste in una check list di attività da evadere molto semplice e al tempo stesso fondamentale per garantire la corretta chiusura del progetto.

Vediamo un esempio di check list funzionale:

• controllare se sono state realizzate tutte le attività previste da contratto e che tutti gli output siano stati consegnati al cliente (prodotti, servizi, file, proprietà intellettuale);
• rivedere tutta la documentazione in modo da accertarsi che sia completa e archiviata;
• verificare i pagamenti ai fornitori e gli incassi dal cliente;
• comunicare la chiusura del progetto al team e a tutti gli stakeholders;

Nel project management la fine di un progetto rappresenta anche l’occasione per tirare le somme sull’operato dei professionisti coinvolti, capire le criticità e metterle a frutto per evitare errori in futuro. Le attività di  project management servono a creare la cassetta degli attrezzi dove nuove conoscenze e informazioni  arricchiscono il team e lo prepara per i progetti futuri.

Gestione del team

Il project management serve per la gestione del team, non esiste progetto se non c’è il team, il cuore operativo che attua tutto ciò che fino a questo momento è stato pianificato.

Il team è un gruppo di professionisti che collaborano insieme per realizzare l’obiettivo di un progetto, dove per collaborazione si intende una modalità di lavoro condivisa e allineata verso lo stesso scopo attraverso uno sforzo costante su tutto il flusso di lavoro.

Nel team non esiste l’individualità e l’impegno limitato ad alcune task, tutti lavorano insieme interagendo tra di loro, intervenendo in ogni attività prevista e contribuendo con le proprie conoscenze sul progetto.

Un team efficiente è sinonimo di gruppo unito e di una buona comunicazione. Per avere un gruppo affiatato può essere utile fare attività di team building in azienda attraverso una serie di incontri che hanno proprio la finalità di migliorare e incentivare l’interazione tra le persone e rendere l’ambiente di lavoro positivo e quindi più produttivo. 

La comunicazione è un altro elemento fondamentale nel project management.

Infatti è importante che ci siano regole di comunicazione chiare come:

• stabilire quali sono gli strumenti e i mezzi di comunicazione più adatti, questo dipenderà molto anche se si lavora con un team in presenza, con persone da remoto o con entrambi. L’importante è lasciare sempre traccia di tutto ciò che si dice, delle decisioni prese e delle eventuali variazioni, scrivere è fondamentale;
• utilizzare un linguaggio chiaro e conciso eliminando tutto ciò che può essere superfluo;
• indirizzare ogni comunicazione alla persona o alle persone giuste;
• usare presentazioni e grafiche per aiutare la comunicazione e renderla più diretta ed esplicita;
• non dare mai niente per scontato, usiamo sempre domande aperte per capire se ciò che è stato detto o scritto è chiaro per tutti;
• svolgere periodicamente i brief, serviranno per fare aggiornamenti veloci sull’avanzamento delle attività e risolvere eventuali problemi. 

Inoltre è importante condividere anticipatamente gli argomenti, rispettare i punti previsti nel programma e, a riunione ultimata, fare un debrief scritto e condividerlo a tutto il team tramite email.

La disciplina del project management serve per avere un team unito che sappia lavorare insieme, un aspetto fondamentale per la riuscita di un progetto. Sicuramente attività di team building e una buona gestione della comunicazione favoriscono un clima aziendale disteso, rafforzano la fiducia tra i collaboratori e il networking. Oltre a questi effetti interni, anche la percezione esterna dell’azienda avrà risvolti positivi.

Gestione delle risorse e costi

Nel project management una gestione efficace delle risorse e dei costi è il cuore pulsante di ogni progetto ben pianificato.

Vediamo quali sono le best practices per migliorare la gestione delle risorse e mantenere sotto controllo i costi, offrendo spunti pratici e consigli utili per risolvere problematiche comuni.

Le risorse rappresentano l’insieme degli elementi necessari per realizzare un progetto, esse includono:

• capitale umano, composto da team di lavoro, competenze specifiche, leadership; 
• risorse finanziarie, che includono budget, investimenti, fondi destinati alle varie fasi;
• risorse materiali, costituite da attrezzature, tecnologie, infrastrutture. 

Senza una chiara identificazione e gestione di queste componenti, diventa difficile strutturare un piano efficace che trasformi le idee in risultati tangibili. Il project management serve proprio per conoscere e allocare queste risorse in modo strategico per ottimizzare tempi, costi e risultati. 

Ecco alcuni elementi chiave da considerare:

• pianificazione accurata: definire le risorse necessarie, i tempi e le competenze richieste permette di evitare imprevisti;
• monitoraggio continuo: utilizzare strumenti di controllo come dashboard e report settimanali aiuta a mantenere il progetto in carreggiata;
• formazione e aggiornamento: investire nella formazione del personale serve per incrementa l’efficienza e la capacità di adattarsi alle nuove sfide.

Adottare un approccio proattivo nella gestione delle risorse significa creare un ambiente di lavoro collaborativo e flessibile, capace di rispondere rapidamente alle esigenze del progetto. Un team ben organizzato è in grado di superare gli ostacoli grazie a una comunicazione chiara e a un supporto costante da parte dei leader.

I costi rappresentano l’insieme delle risorse finanziarie necessarie per pianificare, eseguire, monitorare e completare un progetto. In altre parole, si tratta della quantificazione monetaria delle spese che comprendono:

• costi diretti, sono le spese direttamente attribuibili alle attività del progetto, come salari del personale, materiali e attrezzature specifiche;
• costi indiretti, sono costi di supporto che, pur non essendo legati esclusivamente al progetto, sono indispensabili per la sua realizzazione, come le spese generali aziendali e le infrastrutture condivise. Tra questi rientrano anche le spese legate alla gestione del rischio, alla formazione del team e agli investimenti in tecnologie che facilitano il coordinamento e la comunicazione. 

Mantenere i costi sotto controllo è una delle sfide principali del project management: una gestione accurata delle spese è fondamentale per garantire il budget previsto, evitare sprechi e ottimizzare l’utilizzo delle risorse finanziarie a disposizione. 

Tra le strategie più efficaci troviamo:

• budgeting dettagliato, cioè suddividere il progetto in fasi e allocare le risorse finanziarie in modo specifico per ogni attività;
• analisi degli scostamenti, confrontare periodicamente i costi effettivi con quelli pianificati permette di individuare eventuali discrepanze e intervenire tempestivamente;
• negoziazione con i fornitori, cioè mantenere rapporti trasparenti e duraturi con i partner e i fornitori aiuta a ottenere condizioni vantaggiose e ridurre i costi complessivi.

Il project management è molto più che una semplice metodologia di lavoro: serve per un approccio strategico che integra pianificazione, controllo e coordinamento al fine di trasformare ogni idea in un risultato concreto.

L’efficacia di questa disciplina risiede nella capacità di bilanciare in modo ottimale la gestione del team e degli stakeholders con la gestione delle risorse e dei costi, garantendo così il successo del progetto e l’innovazione continua all’interno dell’organizzazione. 

Se sei interessato ad approfondire questo mondo dinamico e desideri capire quali competenze e strategie adottare per eccellere in questo ambito, ti consiglio di leggere il nostro articolo su come diventare project manager. Qui potrai scoprire i passi fondamentali per intraprendere una carriera di successo nel project management e trasformare le sfide quotidiane in opportunità di crescita professionale.