Produttività lavorativa, aumentarla con la cura di sé

A prima vista sembrerebbe contro-intuitivo, ma possiamo davvero accrescere la nostra produttività lavorativa, senza dimenticare l’importanza della cura di sé? In questo articolo proviamo a vedere se è possibile e se si, come.

A tutte noi è capitato, per un improvviso impegno di lavoro, di dover rinunciare alla palestra, ad una passeggiata rigenerante, ad una seduta dall’estetista: un cliente che chiama per un’urgenza, il capo che ci chiede di concludere una pratica in anticipo rispetto alla scadenza concordata,  una questione burocratica da risolvere.

Nessun tentennamento. Il senso di responsabilità, il desiderio di perfezionismo, l’amore per il lavoro, la paura di perdere le opportunità di carriera ci fanno dire: “ok, oggi rinuncio a me stessa e mi fermo più a lungo in ufficio”.

Quando situazioni come queste si verificano occasionalmente, le accogliamo e le gestiamo. Ma se le rinunce si accumulano, giorno dopo giorno la stanchezza si manifesta, il fisico protesta, perdiamo la lucidità e la nostra produttività lavorativa ne paga le spese.

Cosa vuol dire prendersi cura di sé

Siamo bravissime a prenderci cura degli altri: figli, genitori anziani, partner, amici, colleghi ricevono costantemente le nostre attenzioni.  Quando siamo serene, riposate e positive siamo davvero efficaci nel nostro prenderci cura, ma se siamo tese, preoccupate e stressate diventiamo sbrigative e compromettiamo la relazione. 

“Prendersi cura di sé stessi è un atto di generosità che ci mette nelle condizioni di essere più efficaci con le persone che ti circondano.”

(Simon Sinek)

Per avere una maggior produttività lavorativa, quindi, diamo un colpo di spugna ai sensi di colpa e giriamo il riflettore della cura verso noi stesse. Un po’ di sano egoismo volto a farci stare bene, rilassate, in forma diventa un atto di generosità verso gli altri, che ci vedranno disponibili, sorridenti, aperte.

Ma che cosa vuol dire, esattamente, prendersi cura di sé, un sé che è corpo ed è anche anima? Io credo che si riesca a fare un buon passo in avanti lavorando di consapevolezza, cioè con piena coscienza di ciò che facciamo, del perché e di come lo facciamo. Partendo dalla nostra quotidianità:

• Ossigeniamoci: un po’ di attività fisica al mattino (camminata? stretching? yoga?) e qualche respirazione profonda preparano il corpo e la mente ad affrontare una giornata intensa. Io ho scoperto da poco la respirazione quadrata, che richiede pochi minuti e se praticata regolarmente, libera la mente, riduce lo stress e le tensioni muscolari.
• Applicando i nostri prodotti di bellezza, concentriamoci sui movimenti e sul benessere che le nostre mani trasmettono a viso e corpo;  impiegheremo lo stesso tempo, ma il messaggio che la nostra sé riceverà sarà di vera attenzione, di estrema cura.
• Outfit:  non serve indossare capi di haute couture, saremo bellissime indossando abiti anche semplici, purché puliti e ben stirati, con i bottoni fissati e l’orlo perfetto.  Se siamo in ordine diamo un messaggio chiaro, a noi prima che agli altri, di quanto ci teniamo a noi stesse.
• Facciamo che ogni giorno sia un buongiorno:  piccola coccola mattutina prima di recarci al lavoro, come il caffè preso nel nostro bar preferito e quattro chiacchiere con gli altri avventori, per gratificare il nostro bisogno di socializzare.
• Cuciniamo cose sane e appetitose. E quando prepariamo la tavola, anche per noi sole, facciamolo con cura: una tovaglia pulita, le stoviglie integre e una piccola decorazione floreale aiutano a celebrare un momento fondamentale per la nostra salute, quello dell’alimentazione.
• Beviamo tanta acqua, che porta notevoli benefici al nostro corpo, tra cui l’energia fisica e la lucidità mentale.
• Gratifichiamoci con un piccolo regalo, di tanto in tanto. Un rossetto nuovo, un abitino colorato o un nuovo paio di sandali sono coccole sacre, ma solo quando siamo serene.  Suggerisco infatti di non farlo quando siamo deluse da qualcosa o arrabbiate con qualcuno, perché rischiamo di scivolare in una forma di shopping compulsivo. In questo caso, passato il momento, il nostro acquisto potrebbe rivelarsi una ulteriore, spiacevole delusione.
• Osserviamo il mondo con gli occhi della meraviglia: è qui che l’anima ringrazia! Se osserviamo il nostro quotidiano con occhi curiosi, interessati e a-giudicanti, rimarremo sorprese da quanta bellezza ci sia finora sfuggita.
• Ricordiamoci di ringraziare: essere grate per ciò che ci accade e manifestarlo crea intorno a noi un’aura speciale, fortemente attrattiva di cose belle.  Scriviamolo sul nostro diario e, perché no, raccontiamo la nostra gratitudine con un post sui social, permettendo al Bene di circolare e contaminare.

Produttività lavorativa in ufficio o in Smart Working

Se, quando siamo in famiglia, abbiamo qualche chance in più di dichiarare: “Stooop, è ora che pensi un pochino a me stessa!”, in ufficio la cosa è leggermente più complicata. Al lavoro, infatti, dobbiamo adeguarci ai ritmi sostenuti dell’organizzazione:  viviamo spesso in una bolla di tensione e, letteralmente, ci dimentichiamo quasi di respirare.

Ciò nonostante, che si lavori in ufficio o da casa, alcuni accorgimenti organizzativi, combinati alle buone pratiche per la cura di sé, ci aiuteranno a rimanere focalizzate sull’obiettivo e a mantenere le pile cariche fino a sera.

• In ufficio o a casa, iniziamo a lavorare avendo già una “to do list”, magari preparata il giorno prima. Lavoriamo a mente ancora fresca ai task più impegnativi e saremo davvero efficaci. Per ogni attività terminata, un bel tick sulla lista, ci permetterà di misurare la nostra efficienza.
• Educhiamo i ladri di tempo ed energia: “Ce l’hai un minutino?” Scusami, c’è un’urgenza: devo chiederti una cosa veloce veloce.” Quante volte ci capita di arrivare in ufficio e non avere manco il tempo di appoggiare la borsa e sederci alla scrivania, che già qualche collega ci chiede l’attenzione?  Una buona strategia per evitare di vederci scivolare le ore della giornata come sabbia tra le dita, pur rimanendo collaborative, è creare alcuni slot di disponibilità di 5 minuti ciascuno e integrarli alla nostra “to do list” quotidiana. Chi avrà chiesto la nostra disponibilità dovrà arrivare preparato per sfruttare al meglio quei 5 minuti. Se poi scopriamo che si tratta di un tema particolarmente impegnativo, fissiamo un nuovo appuntamento che prenderà il giusto spazio nelle reciproche agende. 
• Curiamo il nostro ufficio e la postazione di lavoro: che sia in ufficio o a casa, manteniamo l’ordine. Dedichiamo qualche ora una volta al mese alla rimozione di plichi e documenti non più necessari. Teniamo quotidianamente sulla scrivania (e quindi a portata di mano) i documenti delle attività in programma per la giornata. Rimuoviamoli una volta che abbiamo terminato.  Ufficio e scrivania sgombri e ordinati favoriscono efficienza e creatività e mantengono alta la produttività lavorativa.
• Coltiviamo le relazioni: con alcune persone abbiamo relazioni speciali e ci piace confidarci, confrontarci e stare con loro, ma dobbiamo fare molta attenzione a non rendere esclusivo il nostro rapporto. In azienda ci sono altri colleghi ed è doveroso mantenere una sana relazione con tutti. Pertanto,  andare in pausa con colleghi sempre diversi, scambiare due chiacchiere quando ci si incontra, preferire l’incontro diretto alla mail interna quando c’è una questione da risolvere, sono tutte azioni che mantengono positivi i rapporti e ci aiutano a sentirci bene. E quando lavoriamo da casa, sostituiamo l’asettica e-mail con una cordiale telefonata.
• Quando la tensione monta e la nostra mente si annebbia, prendiamoci qualche minuto di pausa: apriamo la finestra, usciamo all’aperto, facciamo le scale. Bastano un momento di rottura e  un po’ di movimento per cambiare il mood emotivo e vedere  in modo oggettivo e meno coinvolto il problema che stavamo affrontando.

L’importanza del sonno

Capita a tutte di non dormire bene e se accade qualche volta riusciamo a farcene una ragione. Quando però questi episodi diventano frequenti accusiamo stanchezza, il nostro colorito si spegne, le occhiaie si accentuano, diventiamo irascibili, la nostra produttività lavorativa non può che risentirne.  

Si dice che un fisico resista più alla mancanza di cibo che alla mancanza di sonno. Alcuni studi sostengono che un sonno disturbato provochi addirittura un importante abbassamento delle difese immunitarie. E di questi tempi, altroché se ce ne dobbiamo preoccupare!

Inoltre, durante il sonno, il cervello crea nuove connessioni e la memoria è rinforzata. Davvero fondamentale quindi, per aumentare la nostra produttività lavorativa.

Un buon sonno ristoratore, dunque, è obiettivo importante per colei che voglia prendersi cura di sé a tutto tondo. Permettetemi di tralasciare ciò che è legato a patologia (non è questa la sede e io non sono un’esperta) e di indicare alcuni suggerimenti per favorire il sonno e il riposo notturno:

• evitare le cene a tarda ora e con cibi pesanti
• creare una routine: coricarsi e svegliarsi possibilmente sempre alla stessa ora
• dormire un numero di ore adatto all’età che abbiamo
• leggere qualche pagina di un buon libro
• tenere lo smartphone in un’altra stanza o in  funzione aereo

E se durante la notte ci svegliamo all’improvviso e i pensieri e le preoccupazioni iniziano a vorticare nella nostra mente, non perdiamo tempo: scriviamo subito su un quaderno tutto ciò che ci frulla in testa. La nostra mente si libera, l’aver trascritto ciò che non vogliamo dimenticare ci tranquillizza e il sonno arriverà presto.

Limitare l’utilizzo dello smartphone 

Lo smartphone è oramai un prolungamento della nostra persona: conta i nostri passi e ci ricorda di prendere le medicine e ci aiuta a non mancare agli appuntamenti. E’ la nostra sveglia, ci ascoltiamo il notiziario, facciamo un giro sui social, whatsappiamo un po’, ed è solo passata mezz’ora da quando ci siamo alzate!

Alcune delle attività che facciamo con lo smartphone ci gratificano, altre sono fondamentali, ma è importante che impariamo ad usarlo come strumento, anziché lasciarci strumentalizzare. 

Per usarlo come strumento, sia al lavoro che nella vita personale, ci sarà utile darci alcune regole e rispettarle:

• Consultiamo le mail a intervalli predefiniti. Se leggiamo e gestiamo le mail 2 o 3 volte al giorno anziché ogni volta che riceviamo una notifica, riusciremo a mantenerci concentrate in ciò che stiamo facendo e, alla fine della giornata, ci scopriremo davvero produttive. E noi preoccupiamoci: se un’urgenza è davvero tale, chi ce la deve comunicare sceglierà di farci una telefonata.
• Anche per i social vale la pena trascurare le notifiche o, se proprio non siamo capaci di resistere, silenziarle.  Esistono App specifiche per aiutarci a limitare l’uso del telefonino. Personalmente, preferisco l’App della “forza di volontà”, molto educativa e, perché no, davvero sfidante.
• facciamo che anche per lo smartphone valga la stessa regola della TV: non  quando si è a tavola. Le nostre relazioni, la nostra famiglia, i nostri affetti hanno bisogno di noi come persone, non dei nostri avatar.
• Lo stesso dicasi per quando siamo in riunione:  avere il telefono spento o fuori stanza ci mette in totale ascolto e condivisione, mantiene il gruppo focalizzato e migliora la produttività del gruppo.

Risolvere un problema alla volta 

Ci hanno convinto, e ci siamo lasciate convincere, che essere multitasking è una qualità. Parlando di donne, poi, sembrerebbe esserci addirittura una predisposizione genetica.

Di fatto, ci sono attività che possiamo svolgere in contemporanea per ottimizzare. Ma, in generale, svolgere contemporaneamente più attività è stressante, brucia energie fisiche e mentali  e abbassa notevolmente lo standard qualitativo dell’output.

Quando il multitasking viene applicato alla soluzione dei problemi, risulterà particolarmente energivoro e il risultato sarà probabilmente deludente. Se alcuni problemi li avremo risolti egregiamente, altri non lo saranno affatto. Altri ancora (speriamo pochissimi!) avranno generato problemi ancora più importanti.

Ciò che è certo è che noi alla fine della giornata saremo esauste, spremute come limoni.

“Concentrate slowly on completing one task at a time, each hour of the day, until the day is over” (S.B.Breathnach)

Quindi, meglio concentrarci, mettere i problemi in ordine di priorità (importanza vs urgenza)  e risolverli uno alla volta, focalizzando tutte noi stesse nel task del momento e operando con metodo e disciplina.

Il nostro respiro sarà regolare, non avremo tensioni muscolari, la nostra creatività si esprimerà al meglio e  la soluzione sorprenderà pure noi stesse.
In conclusione, se è vero che il lavoro è uno degli elementi che conducono all’auto-realizzazione, aver cura di sé e aumentare la nostra produttività significa gestirlo con equilibrio. E’ adottare un approccio costruttivo, vivere positivamente le relazioni che l’ambiente ci offre e riuscire a cogliere il valore aggiunto che siamo in grado di generare per il nostro contesto.