Come organizzare il proprio ufficio?

Saper organizzare al meglio il proprio ufficio è un aspetto fondamentale per ottenere uno spazio di lavoro funzionale e che sappia comunicare chi sei.

Un ufficio ben organizzato descrive la tua professionalità e la cura che metti nel tuo lavoro, allo stesso tempo ti aiuta a creare un ambiente di lavoro produttivo e confortevole.

Prima di iniziare a organizzare il tuo ufficio, valuta le tue esigenze e le attività che svolgi al suo interno.

Se nel tuo business le video-call sono frequenti, non trascurare la parete che sta dietro alla tua scrivania, perché attraverso gli elementi che ti circondano puoi descrivere visivamente il tuo lavoro e i tuoi valori.

Quando ti colleghi online con un cliente, stai raccontando il tuo mondo lavorativo all’interno di un rettangolo visivo: lo schermo del computer. Sarà visibile solo una porzione di ufficio, che deve rappresentare al meglio il tuo modo di essere e il tuo stile lavorativo.

Avere consapevolezza delle potenzialità che offre un ufficio ben organizzato è il primo passo; in seconda battuta, una volta che hai valutato le tue esigenze, puoi iniziare a progettare il tuo spazio di lavoro in modo da massimizzare l’efficienza e la produttività.

Come deve essere la scrivania?

Per organizzare al meglio il tuo ufficio, la scrivania dovrebbe avere tutto ciò di cui hai bisogno a portata di mano. Una scrivania in disordine non aiuta la gestione del tuo lavoro e non rende una buona immagine di te per chi la vede.

Le scrivanie possono essere lineari oppure con uno sviluppo ad alle, mentre le dimensioni sono direttamente proporzionali a quanto materiale e spazio ti serve per assicurarti un lavoro agevole.

Per lavori di tipo creativo e artigianale, la superficie sarà ampia per contenere diversi oggetti e avere libertà di azione e movimento. Pensa a quando devi disegnare, tagliare o costruire durante le diverse fasi del tuo mestiere.

Un’artigiana, che crea gioielli oppure biglietti creativi con la carta, avrà sicuramente bisogno di piccole attrezzature e materiali vicino a lei. Probabilmente, se lo spazio lo consente, una scrivania con sviluppo a forma di elle sarebbe ideale per organizzarsi al meglio.

Con altre professioni, come l’assistente virtuale o una social media manager, potrebbe bastare una classica scrivania lineare dalle misure contenute. Le prestazioni di consulenza si avvalgono di pochi oggetti di lavoro sulla scrivania, in questo caso molto fa l’ingegno e il pensiero umano, in simbiosi con gli strumenti digitali.

Per organizzare al meglio il proprio ufficio, inizia a riflettere su come deve essere la tua scrivania e scrivi una lista di cosa deve trovare posto sul tuo piano di lavoro.

Ecco un elenco di oggetti basici e ricorrenti che puoi ampliare e personalizzare:

• computer
• blocco degli appunti
• cancelleria mista
• lampada
• documenti di lavoro
• planner settimanale o mensile

Ogni oggetto deve trovare la sua collocazione ideale, in modo che tutto sia facile da raggiungere, da prendere e riporre. Inoltre, pensa allo spazio vuoto, un blocco note o un quaderno sulla tua scrivania sono sempre utilissimi per annotare idee e prendere appunti durante un collegamento virtuale. La stampante, solitamente uno strumento ingombrante, meglio posizionarla su un ripiano o un mobile a parte vicino a te.

Oltre alla funzione organizzativa, devi considerare anche quella estetica e comunicativa.

Significa che ogni elemento presente sulla scrivania deve raccontare di te e della tua storia. Scegliere un quaderno dalla copertina rosa invece di blu esprime concetti che vanno oltre al mero utilizzo: ricordati che gli oggetti parlano di noi attraverso forme, colori e materiali.

Se devi acquistare la cancelleria della tua scrivania, non sceglierla solo per risolvere un problema pratico, ma chiediti come puoi definire chi sei, il tuo lavoro e come lo fai anche attraverso gli oggetti che prenderai in mano o saranno vicini a te visivamente.

In primo luogo cerca di essere sempre coerente con la tua identità visiva, quindi se hai un logo e un’immagine coordinata, riprendi anche sulla tua scrivania la stessa palette colore. Il passo successivo sarà quello di allineare i tuoi valori alle scelte degli arredi e dei complementi che compongono il tuo ufficio.

Se i tuoi valori sono sostenibilità e gentilezza, puoi optare per un set scrivania eco-friendly dai toni pastello. Invece, se ti occupi di creatività, scegliere una matita di design dalle forme inconsuete, invece di una banale lapis gialla, potrebbe dire molto della tua personalità.

Sei una commercialista o lavori con i numeri, perché non metti vicino a te un cubo di Rubik? Sarà un elemento distintivo e originale, in questo modo i tuoi clienti si ricorderanno di te e delle tue competenze attraverso un oggetto iconico e di difficile risoluzione.

Ti consiglio di puntare su pochi, ma caratterizzanti oggetti, che diventeranno solo tuoi e saranno il tramite che parleranno di te senza l’uso di parole. Saper organizzare il proprio ufficio significa anche saperlo valorizzare sotto il profilo comunicativo.

Dove posizionarla

La scrivania andrebbe posizionata vicino a fonti luminose, naturali e artificiali, per garantirti un comfort lavorativo durante tutta la giornata. Se hai la scrivania vicino a una finestra, la scelta migliore è avere la luce naturale che arriva di lato, questo ti permetterà di non avere riflessi fastidiosi sullo schermo. Mentre con la finestra dietro la tua schiena, il tuo viso sarà sempre in ombra per chi ti guarda dallo schermo.

Se non vuoi vincere l’oscar come migliore attrice del remake di Psyco, sfuggi l’effetto controluce.

Nel cinema si usa la tecnica del controluce per evidenziare tensione, in quanto si vede solo una sagoma e non l’espressione del volto. Non vuoi suscitare emozioni negative? Evita come la peste di posizionare la tua scrivania con una fonte luminosa alle spalle.

Oltre alla fonte luminosa, per organizzare al meglio il tuo ufficio, considera il punto di vista che vedrà il tuo interlocutore.

Ti suggerisco un facile trucchetto per comprendere meglio cosa vede la persona che si collega con te online da desktop. Prendi il tuo smartphone, ponilo orizzontale e scatta una fotografia posizionandoti nello stesso punto e all’altezza della videocamera del tuo computer.

Dalla foto scattata potrai capire cosa si vede oltre te, osserva bene e decidi cosa spostare o nascondere durante le video chiamate.

Fai un’altra foto, però con il telefonino verticale, per ottenere un’altra inquadratura. In questo caso ci sarà più spazio in altezza e meno lateralmente. Cosa noti? Qualche luce disturba la visione? Se vedi un effetto di corona luminosa e sfavillante, immaginala sopra la tua testa. Se non ti occupi di cura e salute, eviterei l’effetto “santa subito”.

Si tratta del lampadario che nelle foto diventa una macchia molto luminosa che va corretta e attutita.

Cosa fare? Aggiusta l’inquadratura ed eventualmente alza il tuo computer, una scatola di scarpe o dei libri ti possono aiutare. Alzerai così il punto di ripresa con doppio beneficio:

• non inquadrerai il lampadario
• eviterai quella postura con mento appoggiato al collo in cui guardi dall’alto verso il basso il tuo interlocutore

Se non risolvi anche così, spegni la luce che cala dal soffitto e posiziona una lampada di lato che illumini la tua persona. Devi sempre pensare a tutte quelle buone pratiche per ottenere una visione di te come se avessi l’interlocutore lì di fronte.

Lo scopo è ottimizzare al meglio la percezione che arriva dall’altra parte dello schermo, per limitare l’idea d’improvvisazione.

Posizionare in maniera corretta la scrivania, rientra a pieno titolo nel saper organizzare il proprio ufficio con attenzione e cura. Puoi valutare di spostare o ruotare la tua scrivania facendo delle prove, a volte girarla di 90 gradi potrebbe aprirti scenari inaspettati e risolverti problemi di luce e sfondi non adatti.

La superficie ideale per una scrivania

La superficie ideale per una scrivania dipende dalle tue esigenze e dallo spazio a tua disposizione.

In generale, una scrivania di dimensioni medie dovrebbe avere una larghezza di almeno 120 centimetri e una profondità di almeno 60 centimetri. Tuttavia, se hai bisogno di più spazio per lavorare, opterai per una scrivania più grande.

Oltre a valutare le dimensioni, considera anche il materiale della scrivania come una scelta determinante per organizzare al meglio il tuo ufficio.

Se il tuo brand racconta di naturalità, sostenibilità, tradizione, una scrivania in legno potrebbe fare al caso tuo. I legni rovere o frassino, dalle caratteristiche venature fiammate, se finiti con lucidature naturali sono indicate per descrivere professioni collegate al green e al benessere. Per chi si occupa di olistica, beauty bio o lavori a contatto con la natura diventerà un rafforzativo del tuo messaggio.

Sei una temporary manager o la titolare della tua azienda? Opta per una scrivania in noce finita ad olio naturale. Questo legno nobile e pregiato, dalla storia millenaria, potrebbe aiutarti a raccontare il tuo ruolo dirigenziale, evocando valori di sicurezza e fiducia dettati dall’esperienza.

Fai l’architetta o la consulente d’immagine? Ti consiglio di scegliere una superficie liscia e dal colore neutro. Un piano in laminato bianco ti aiuterà a non avere distrazioni visive durante la scelta di colori da consigliare ai tuoi clienti.

La tua scrivania non è del colore o del materiale che vorresti? Puoi compare un tappetino da scrivania della tonalità più vicina alla tua palette colore. Ti aiuterà a connetterti visivamente col tuo brand e a portare un tocco di originalità.

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Cosa mettere sul muro della scrivania

Il muro dietro la scrivania può essere un’ottima opportunità per aggiungere un tocco di personalità e stile al tuo spazio di lavoro. Inizia girandoti e osservando cosa vedono le persone alle tue spalle, noterai che la tendenza è spesso di trascurare cosa c’è dietro di noi.

Invece, se desideri organizzare al meglio il tuo ufficio, è importantissimo considerare lo sfondo come la scenografia che dovrà esaltare e supportare la tua persona.

Per trovare la corretta soluzione per te, rifletti sempre sulla coerenza comunicativa e il legame con la tua immagine aziendale. Puoi optare per una parete colorata che ricorda il tuo brand, oppure decorarla con quadri, fotografie o manifesti in linea con la tua attività.

Svolgi attività di counselor o ti occupi di coaching, potrebbe essere interessante mostrare la tua frase motivazionale sulla parete, puoi inserirla all’interno di un manifesto, oppure dipingerla con stencil direttamente sul muro. Le persone leggeranno e memorizzeranno facilmente le parole e le abbineranno a te e al tuo lavoro.

Qualora ti occupassi di consulenza, viaggi, istruzione l’ideale è inserire una libreria ricca di testi. Vedere tanti volumi uno vicino all’altro, ci fa subito pensare a una persona a cui piace formarsi, attenta e competente della sua materia.

Quindi largo spazio a una credenza con piano di appoggio in cui mettere in fila tutti i libri inerenti alla tua professione. Sopra puoi fissare delle mensole sulle quali alternare piante verdi e ancora qualche libro. Per rompere la rigidità della linea retta di testi e ripiani, puoi inserire un orologio rotondo, ti servirà anche a scandire il tempo.

Nel caso invece progetti e ti occupi di interior design, potrebbe essere interessante vedere appeso, sul tuo muro, un pannello con diversi campioni di finiture e materiali. Una moodboard materica che mostra il tuo modo di lavorare, infatti per chi si collega più volte con te, notare che cambia in base al progetto del momento, potrebbe suggerire che sei una creativa dalla mente sempre attiva.

Ricordati che sei una professionista e devi valorizzare con ogni mezzo la cura e la competenza nel tuo lavoro. La parete dietro la tua scrivania è ciò che vede la persona, oltre te, ogni volta che ti colleghi con lei e rientra a pieno titolo nell’organizzazione del proprio ufficio.

Avere uno sfondo curato e significativo può aiutarti a collocare ciò che fai in maniera forte nella mente del tuo cliente. Questo vale per tutte le persone con le quali creerai un collegamento online: anche fornitori e collaboratori ti scelgono e si fanno un’idea di te da come ti presenti a loro.

Per creare un’atmosfera più accogliente e motivante, personalizza l’ambiente con decorazioni e dettagli che riflettono il tuo personal brand e aggiungi piante o fiori per influire positivamente sull’umore e la produttività.

Cosa evitare di vedere dietro la tua scrivania?

• pensili e cappa della tua cucina
• il salotto incasinato con i giochi dei figli buttati qua e là
• il tuo letto e luoghi di casa considerati intimi
• un muro scrostato
• una grande finestra

Il rischio è non far emergere appieno il tuo valore.

Ammesso che hai un portatile, ti consiglio di cercare un angolo della tua casa in cui sia facile costruire un piccolo set. Ti basterà un separé, un tendaggio morbido, un pannello su ruote per ottenere uno sfondo solo tuo.

Come posizionare le luci in ufficio

Posizionare le luci in modo corretto è fondamentale per creare un ambiente di lavoro confortevole e produttivo. Opta per luci laterali o lampade da tavolo posizionate strategicamente che possono illuminare l’intero spazio. Inoltre, cerca di acquistare luci adatte all’ufficio con schermi antiriflesso incorporati.

Se devi inserire una luce sopra la scrivania, meglio posizionarla decentrata rispetto al piano sottostante e metterla sopra allo schermo del computer, eviterai fastidiosi riflessi.

Alcune illuminazioni a calata da soffitto hanno la possibilità di doppia fonte luminosa: una tradizionale che punta verso il basso e l’altra che illumina verso l’alto, ottieni così un effetto di luce riflessa.

La puoi usare di sera o nei pomeriggi invernali quando arriva presto buio, ti renderà piacevole lavorare con una luce soffusa e meno intensa nelle ultime ore della giornata.

Ricordati di aggiungere una lampada da tavolo snodata. Ti permetterà di indirizzare una luce puntuale sulla tastiera o sul quaderno degli appunti.

La luce altera i colori e influisce sulla nostra percezione, per questo è importante scegliere la temperatura corretta delle tue lampadine. Non scordarti che le luci fredde aiutano a rimanere più concentrati e stimolano il fare, mentre le luci calde sono più adatte per rilassarsi e sentirsi a proprio agio.

Prima dell’acquisto rifletti cosa è migliore per te e la tua situazione lavorativa.

Dove mettere le librerie? 

Le librerie sono un elemento importante in uno spazio di lavoro, poiché possono contenere documenti, libri e oggetti, perciò è bene posizionarle in modo strategico per massimizzare lo spazio e migliorare l’organizzazione.

Assicurati di scegliere librerie che si adattino alle dimensioni del tuo spazio e che siano in linea con lo stile e il design del resto dell’ufficio. Inoltre, ragiona sullo spazio di archiviazione che ti serve, per mantenere l’ufficio ordinato e organizzato.

Qualora hai possibilità metti la libreria di lato rispetto alla scrivania, potrebbe diventare un altro punto di ripresa per i tuoi collegamenti online. A volte cambiare prospettiva aiuta le persone a conoscere meglio te e il tuo mestiere, oltre a ottenere maggiore attenzione e portare novità, amplifica la visione del tuo ufficio.

La libreria può avere diverse altezze. È definita bassa quando ha un’altezza sui 75 centimetri. Un’altezza media si aggira sui 90 centimetri e infine la madia alta arriva a 135 centimetri. Si passa poi a librerie alte che vanno dai 180 ai 220 centimetri.

Le credenze hanno la possibilità di usare il piano per appoggiare accessori e strumenti utili: tutto quello che non può stare sulla scrivania, ma che è necessario avere vicino.

Sono luogo ideale per posizionare:

• stampante o modem
• cartelle di lavoro che sfogli spesso
• diffusore di luce e aromi
• pianta o vaso di fiori
• calendario

Sopra avrai ancora dello spazio per installare una bacheca dove potrai inserire le attività della settimana o del mese, oppure fissare il tuo manifesto, appunti, campioni o cartoline con il tuo logo.

Se vuoi migliorare il benessere nel tuo ufficio e renderlo uno spazio ricco di energia, ti consiglio di approfondire l’articolo dedicato alle regole in ufficio con il Feng Shui.

Ora hai tutte le informazioni per organizzare al meglio il tuo ufficio: non ti resta che iniziare a sperimentare sul campo come migliorare i tuoi spazi di lavoro.

Mi raccomando, non scordarti di raccontare la tua storia d’impresa attraverso oggetti e colori che rappresentano e rafforzano la tua immagine e il tuo brand.