Come organizzare bene Google Calendar?

Se ti ritrovi con un calendario che non ti piace, pieno di eventi sparsi e notifiche che non fanno altro che aumentare la confusione, forse è il momento di capire come organizzare bene il tuo Google Calendar.

Un’agenda digitale strutturata non è solo un elenco di appuntamenti, ma una mappa visiva del tuo tempo. Ti aiuta a proteggere le attività importanti, riconoscere le priorità a colpo d’occhio e ottimizzare la gestione delle informazioni.

Google Calendar è uno degli strumenti più sottovalutati del mondo. Lasciato spesso al caso, riempito senza criterio e soprattutto ignorato quando la pianificazione delle giornate va fuori controllo.

Dopo aver messo in pratica i suggerimenti di questo articolo, riuscirai a organizzare bene Google Calendar e a gestire i tuoi impegni in modo più efficace.

Matrice di Eisenhower

Guardati indietro: dove è andato il tuo tempo la scorsa settimana? E il mese scorso? E nell’ultimo anno? Se aprendo Google Calendar non riesci a capirlo, significa che il tuo calendario non ti sta aiutando davvero a organizzarti.

Un buon calendario è anche un segnale visivo per comprendere dove va il tuo tempo e, soprattutto, se lo stai usando nel modo giusto. Non serve solo nel presente e nel futuro, ma anche a prendere le parti buone e meno buone del passato per migliorare l’abitudine alla pianificazione.

Ma prima di riempirlo, è importante avere un metodo per capire cosa inserire nel calendario. Perché non tutto merita uno spazio nel tuo Google Calendar e non tutto ha la stessa priorità.

Qui entra in gioco la matrice di Eisenhower, lo strumento a quattro quadranti che abbiamo già conosciuto parlando di come organizzare il lavoro, che permette di separare ciò che è davvero prioritario da ciò che ti fa solo perdere tempo.

Con estrema sintesi, la logica è questa: ogni attività può essere classificata in una di queste quattro categorie sulla base dei principi di importanza e urgenza:

Le attività urgenti e importanti sono quelle che puoi fare solo tu e che hanno una scadenza ravvicinata, quindi richiedono un’azione immediata. Quelle importanti ma non urgenti, invece, sono essenziali per il tuo lavoro e contribuiscono al valore del tuo progetto, motivo per cui devono essere pianificate con cura (se non sono nel calendario, non esistono). Le attività urgenti ma non importanti andrebbero delegate, perché, pur richiedendo attenzione immediata, non sono abbastanza rilevanti da giustificare il tuo coinvolgimento diretto. E poi abbiamo tutto ciò che non è né urgente né importante, che va eliminato senza esitazioni per evitare sprechi di tempo ed energie.

A mio avviso, una matrice del genere non andrebbe usata tutti i giorni. È impensabile mettersi lì, ogni mattina, a fare la “lista della spesa” delle attività e incasellarle nei quattro quadranti. Una riflessione di questo tipo ci viene in aiuto nei momenti di poca chiarezza, quando abbiamo un po’ di nuvole nere nella mente e una sorta di sovraccarico con i progetti aperti.

Quindi, come prima cosa, prendiamo del tempo per riflettere sui progetti in corso e sulle attività da svolgere, basandoci sui criteri di importanza e urgenza.

Dando per scontato che una prima ripulita l’abbiamo data, come si applica tutto questo al nostro obiettivo di organizzare bene Google Calendar? Per rispondere e per evitare di lasciare tutto troppo sul teorico, consideriamo l’anatomia di un calendario.

L’anatomia di un calendario riguarda la sua struttura e gli elementi visivi che ne facilitano l’interpretazione. È il modo in cui organizzi le informazioni all’interno di Google Calendar, per farlo passare da un semplice puzzle di eventi a una vera e propria dashboard strategica per la gestione del tempo.

Il primo elemento chiave è proprio la struttura visiva: osservando il tuo calendario, riesci a individuare subito come sono distribuiti gli eventi durante la settimana? Ci sono spazi vuoti dedicati a momenti di recupero e riflessione oppure il tuo calendario è saturo e soffocante? Un’agenda ben organizzata dovrebbe offrire una visione chiara e leggibile degli impegni, senza dare l’impressione di un caos incontrollato o dettato solo dalle richieste esterne.

Un altro aspetto da organizzare bene in Google Calendar è la classificazione o la suddivisione degli impegni. Ogni attività dovrebbe avere un senso e una priorità ben definita, per selezionare ciò che è davvero importante e che merita protezione nel tuo disegno della settimana. Senza dimenticare una sorta di equilibrio tra i diversi ambiti della vita – lavoro, formazione, tempo personale/familiare – evitando che uno sovrasti completamente gli altri. E se qualcosa non viene svolto come previsto? Una pianificazione efficace e flessibile comprende la definizione di un sistema valido per gestire le attività rimandate.

E come si migliora la leggibilità del calendario? L’uso dei colori facilita l’organizzazione delle diverse categorie di eventi – lavoro, riunioni, formazione, momenti personali – rendendo riconoscibile la loro natura. Sigle, codici o acronimi possono essere utili per identificare meglio gli appuntamenti più rilevanti, mentre l’inserimento di emoji o simboli permette di dare un’identità visiva chiara a ogni evento. Tutto questo, insieme all’adozione di blocchi di tempo dedicati alle attività più importanti, crea la protezione dei momenti migliori della giornata e lo spazio necessario per favorire la concentrazione.

Passiamo ora a una panoramica molto generale di una settimana su Google Calendar. Ogni lavoro richiede metodi diversi, sarebbe impensabile rappresentarli tutti, ma l’obiettivo è offrirti spunti pratici da adattare alla tua realtà. Scegli i suggerimenti più utili e mettili alla prova per qualche tempo.

Nell’immagine troverai macro blocchi, non i dettagli delle singole attività, proprio per riuscire a personalizzare meglio il modello in base alle tue esigenze. Pensa ai blocchi come a dei mattoncini della Lego®: puoi usarli con flessibilità per riprogrammare la tua pianificazione quando il caos prende il sopravvento. Il punto è proprio qui: organizzazione e flessibilità sono due facce della stessa medaglia.

 

Che cosa notiamo nell’immagine?

1. La creazione di più calendari (nella colonna di sinistra): immaginali come livelli diversi da selezionare/deselezionare all’occorrenza. Puoi scegliere di creare pochi calendari che corrispondono alle aree principali del lavoro e della vita oppure puoi andare più nel dettaglio aumentando il numero dei calendari (in ogni caso cerca di non esagerare e vai verso la soluzione più funzionale per te).

2. I gettoni d’oro: sono le ore migliori che hai a disposizione durante il giorno. Corrispondono ai blocchi di tempo di maggiore concentrazione, da riservare alle attività più importanti, strategiche o particolarmente impegnative. Non sono mai tante per via della frenesia del lavoro, ma non importa; ciò che conta è la massima difesa di queste ore. Significa che se ogni giorno riesci a sfruttare davvero bene queste ore, la soddisfazione a fine giornata aumenta notevolmente anche se il resto del tempo è molto frammentato.

3. I gettoni d’argento: quando non puoi delegare le attività secondarie del tuo lavoro, cerca di raggrupparle negli stessi blocchi di tempo. Dedica quindi i blocchi d’argento alle attività meno importanti, ma comunque necessarie e aumenta il numero di questi blocchi in base alla quantità e alla periodicità. Indipendentemente dal numero, evita di mischiare attività da gettoni d’oro con quelle da gettoni d’argento per via della differenza di valore che portano con sé, inteso anche come carico cognitivo.

4. I blocchi di tempo per le relazioni: se il tuo lavoro è abbastanza “misto”, nel senso che passi da momenti di lavoro individuale ad altri relazionali, mantieni questa distinzione anche nel tuo calendario. Quindi, in merito alle riunioni, alle videochiamate e agli appuntamenti, non dare mai la piena disponibilità settimanale, ma riserva solo dei momenti specifici orizzontali (ad esempio solo i pomeriggi) oppure verticali (solo in determinati giorni). Ci saranno sempre delle eccezioni, ma procedendo in questo modo riduci notevolmente la frammentarietà delle giornate, che di fatto è uno dei problemi principali che portano a saltare da una cosa all’altra in stile flipper.

5. I temi delle giornate: a seconda di quello che fai, prova a dedicare un tema principale a ogni giorno. Basta poco, ma puoi definire un aspetto che guiderà gran parte delle tue giornate. Ad esempio, puoi decidere di dedicare tutti i lunedì alla sola operatività senza riunioni, i mercoledì al progetto X e i venerdì alla riflessione, all’analisi o alla cura del tuo personal brand… Insomma, qualcosa che dia un obiettivo principale alla giornata.

6. I momenti per il controllo delle comunicazioni: qui ci vorrebbe un bel “dipende”, ma se il tuo lavoro principale non è quello di controllare la posta elettronica, le chat di WhatsApp o di Teams, non ha nemmeno senso tenere i messaggi aperti tutto il giorno con le notifiche attive sui dispositivi utilizzati. Cerca piuttosto di riservare dei blocchi di tempo specifici e, affinché funzionino, definisci un piano di azione per gestire le comunicazioni. In altri termini, evita di leggere le email senza un piano di gestione.

7. La revisione: idealmente alla fine della settimana, prenditi un momento per riflettere sul lavoro svolto, capire cosa ha o non ha funzionato e riordinare ciò che è andato fuori controllo. Difendi questo blocco di tempo perché purtroppo è uno dei primi a saltare quando il caos aumenta, ma non ti serve solo l’operatività per far funzionare la tua pianificazione, hai bisogno di “far cambiare aria alla stanza”. Osservi, pensi, valuti, elimini, fai spazio. Solo dopo, guardi avanti e inizi a pensare alla pianificazione della settimana successiva.

8. Le routine, le pause e i buffer: non puoi pensare di saltare da un’ora all’altra allegramente, spuntando le attività una dopo l’altra come se stessi sfogliando i petali di una margherita. Servono spazi nelle ore di lavoro, sia per staccare (pause) sia per direzionare gli imprevisti o le interruzioni (buffer), quindi evita di riempire ogni ora del tuo calendario, ma lascia che respiri un po’. Allo stesso modo, le routine di apertura e chiusura offrono la possibilità di iniziare bene la giornata lavorativa da un lato e finirla al meglio dall’altro.

Colori per progetti, task, appuntamenti

L’uso dei colori in Google Calendar non è solo una questione estetica, ma un vero e proprio strumento di organizzazione mentale che migliora la comprensione e l’elaborazione delle informazioni. Il color coding è una tecnica semplice ma efficace: consiste nell’associare un colore specifico a un’attività, un progetto o una persona e mantenere questa associazione coerente nel tempo.

Raggruppare attività simili sotto lo stesso colore permette di distinguere il tipo di impegno, come riunioni, gettoni d’oro, attività operative o momenti di formazione, evitando l’eccessiva dispersione e creando blocchi di tempo più chiari e definiti. L’impatto visivo del calendario ne risulta migliorato, trasformandolo in una vera e propria mappa chiara e intuitiva.

L’applicazione pratica dell’uso del colore è strettamente collegata al contesto lavorativo e personale.

Se gestisci più clienti, può essere utile assegnare un colore diverso a ciascuno di loro per individuare meglio le attività correlate. Se ti occupi di diverse aree professionali, suddividere i colori in base ai vari ambiti, come scrittura, consulenza o contabilità, consente di mantenere una visione più strutturata. Anche all’interno di una stessa mansione, i colori possono riflettere l’intensità di concentrazione richiesta da ogni compito (puoi fare un ragionamento per durata o difficoltà).

Nel caso di un calendario condiviso tra più persone, l’assegnazione di un colore a ciascun membro del team facilita la coordinazione e la suddivisione delle attività. O, ancora, se utilizzi un unico calendario per gestire tutti gli aspetti della tua vita, assegnare colori specifici alle aree – come lavoro, sport, eventi e viaggi – ti permetterà di avere una visione d’insieme più bilanciata e funzionale.

Per organizzare bene Google Calendar, l’altro ingrediente necessario da inserire riguarda la definizione di un sistema coerente per nominare gli eventi. Abbiamo parlato dei colori, ma anche la denominazione insieme all’uso di sigle e acronimi ripetibili migliora il riconoscimento immediato delle attività.

Tornando alla matrice di Eisenhower, puoi assegnare un colore specifico alle attività in base alla loro urgenza e importanza. Un approccio simile si può applicare anche con l’uso di icone o tag, che rendono più semplice individuare e filtrare gli eventi. Inserire una parola chiave come “strategia” prima degli appuntamenti dedicati alla pianificazione o “meeting” per le riunioni aiuta a dare ordine e chiarezza alla propria agenda.

Senza dimenticare la coerenza: scegliere un sistema e applicarlo con costanza permette di avere una visione immediata e strutturata del proprio tempo, riducendo il rischio di dimenticare scadenze importanti o di perdere tempo nella ricerca di informazioni.

Solo come esempi molto generali, prendi spunto dalla scrittura di questi eventi:

Si tratta di piccoli accorgimenti che migliorano l’impatto visivo del blocchi di tempo inseriti nel calendario. Guardandoti indietro, riuscirai a capire quale area ha richiesto più tempo e attenzione.

Utilizzo del campo descrizione

Il campo descrizione degli eventi di Google Calendar è di solito molto trascurato, con pochissime informazioni e a volte lasciato del tutto vuoto. È un peccato perché può fare la differenza tra un evento utile e uno che ti fa perdere molto tempo a cercare informazioni all’ultimo minuto.

Per sfruttare al meglio questo campo, definisci un obiettivo chiaro. Prima di ogni incontro, scrivi lo scopo della riunione o i risultati attesi, le prossime attività di un progetto o l’assegnazione delle responsabilità ai membri del team. In questo modo, quando aprirai l’evento, saprai subito cosa vuoi ottenere da quell’incontro, senza dover ricostruire il contesto all’ultimo momento.

Raccogli anche link e documenti utili. Quante volte hai perso tempo a cercare file tra email, Google Drive o altre app? Inserire i materiali direttamente nella descrizione dell’evento ti aiuta ad avere tutto a portata di mano. Puoi aggiungere link a documenti di lavoro o presentazioni condivise, per evitare di fare delle ricerche inutili.

Una riunione senza un ordine del giorno rischia di diventare dispersiva e inconcludente. Per evitarlo, puoi creare una scaletta chiara all’interno della descrizione dell’evento. Ad esempio: aggiornamento sui progetti in corso, analisi dei problemi aperti, definizione dei prossimi passi. Inserisci un testo che dia la possibilità a chi partecipa di sapere in anticipo di cosa si parlerà.

E soprattutto in merito alle riunioni, segna le azioni da fare prima e dopo l’evento. Se per partecipare all’incontro serve una certa preparazione, annotalo direttamente. Può trattarsi di rivedere un report, raccogliere domande per un cliente o preparare una proposta. E segna anche i passi successivi, come inviare un resoconto post riunione, aggiornare un documento condiviso o assegnare attività su un task manager.

Google Calendar non è solo un’agenda digitale, ma uno strumento di gestione del tempo che ti aiuta a trasformare il modo in cui organizzi le tue giornate.

Ma i punti chiave sono sempre due: coerenza e costanza. Creare un sistema efficace per il proprio Google Calendar significa adottare abitudini solide e mantenerle nel tempo. Se il tuo calendario è sempre pieno di eventi casuali – senza una logica chiara – sarà lui a controllare te invece del contrario.

Prova ad applicare anche solo uno di questi suggerimenti e osserva come cambia la tua pianificazione. Basta iniziare con piccoli miglioramenti, perché l’organizzazione non è una meta, ma un processo continuo.

Un calendario ben strutturato rappresenta un sistema di difesa per proteggere ciò che conta davvero. E se hai bisogno di un supporto organizzativo su misura, puoi sempre chiedere una mano per creare un processo efficace.